Rechtsanwalt Robin Schmid im Mandantengespräch

Welche Unterlagen gehören in einen Notfallkoffer?

1. Benachrichtigungsliste, Anweisungen

Wer ist im Notfall zu kontaktieren (bspw. Stellvertreter) und zu Informieren (bspw. Mitarbeiter, Geschäftspartner)? Welche Informationen sind an die jeweiligen Personen herauszugeben. Ist eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten?

Auch sollten persönliche Anweisungen für eine geregelte Stellvertretung in dem Koffer enthalten sein.

Es empfiehlt sich daher, im Notfallkoffer einen Abschnitt dafür vorzusehen, der den Stellvertreter in kürzester Zeit mit allen notwendigen Informationen zum Geschäftsablauf des Unternehmens informiert. Dies ist insbesondere entscheidend, wenn der Stellvertreter nicht ohnehin Mitarbeiter im Unternehmen ist.

  • Wie genau funktionieren die betriebsinternen Abläufe?
  • Was sind die Vertriebswege?
  • Wie funktioniert das Marketing?
  • Wer sind Vertrauenspersonen oder leitende Angestellte?
  • Was sind die Unternehmenswerte?

2. Betriebliche Unterlagen, Betriebsinformationen

Je nach Unternehmen sind dabei unterschiedliche Unterlagen aufzunehmen.

Die wichtigsten Vollmachten (betrieblich und gegebenenfalls privat). Um Ihrem Vertreter auch im Verhinderungsfall / Todesfall Handlungsfähigkeit zu sichern, sollten Sie die Vollmachten über den Tod hinaus erteilen.

Vollmacht zur Führung der Geschäfte (eventuell Einschränkungen vornehmen) 

  • Bankvollmachten
  • Postvollmacht
  • Patientenverfügung

Beispielsweise können solche geschäftlichen Unterlagen weiter sein:

  • Gesellschaftsverträge
  • Kredit- und Leasingverträge
  • Arbeits- und sonstige Anstellungsverträge
  • Miet- und Pachtverträge
  • Kundenlisten, sowie Kunden und Lieferantenverträge
  • Bürgschaften
  • und vieles mehr (bspw. Rezepte bei einer Konditorei oder einem Restaurant)

Betriebsinformationen:

  • Ablageorte für die wichtigsten Unterlagen und Schlüssel des Unternehmens
  • Anweisungen für die wichtigsten Projekte
  • Aufstellung der wichtigsten Kunden und Lieferanten
  • Liste der bestehenden Bankverbindungen
  • Liste der wichtigsten Partner des Unternehmens (Steuerberater, Anwalt, Unternehmensberater etc.
  • Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre
  • Bestehende Verpflichtungen des Unternehmens (z.B. Pensionszusagen, Zahlung von Leibrenten, etc.)

3. Risikovorsorge

  • Zusammenstellung der wichtigsten Versicherungsverträge des Unternehmers
  • Krankenversicherung
  • Lebensversicherungen
  • Unfallversicherungen
  • Berufsunfähigkeitsversicherungen
  • etc.

4. Regelungen für den Todesfall

  • Unternehmertestament oder Erbvertrag
  • Angaben zum Güterstand (z.B. Ehevertrag/Vertrag über modifizierte Zugewinngemeinschaft ...)
  • Vermögensaufstellung

5. Schüssel und Zugangscodes für EDV usw.

Besonders ärgerlich sind fälle, in denen grundsätzlich eine Struktur für den Notfall besteht, aber bedeutende geschäftliche Tätigkeiten nicht ausgeführt werden können, weil die entsprechenden Passwörter nicht mitgeteilt worden sind.

  • Sind die notwendigen TANs für das Online-Banking vorhanden?
  • Wie sieht es aus mit Zugangsdaten für Webportale über die regelmäßig Bestellungen getätigt werden?
  • Ist der Code für die Alarmanlage hinterlegt?
  • Sind die Passwörter für die verschiedenste Hardware im Koffer enthalten (bspw. für Arbeitscomputer, Zentralrechner, Router/Server, u.ä.)?
  • Sind Informationen enthalten wo gegebenenfalls notwendige Schlüssel (Lagerschlüssel, Tresorschlüssel, … ) gefunden werden können?

6. Tipps für den Umgang mit dem Notallkoffer

  • Aktualisieren Sie den Notfallkoffer regelmäßig, nur so kann er im Ernstfall seinen Zweck erfüllen.
  • Deponieren Sie den Notfallkoffer an einem sicheren Ort bzw. bei einer Person Ihres Vertrauens.
  • Geben Sie klare Anweisungen, an wen er in welchen Fällen ausgehändigt werden darf.
  • Informieren Sie Ihren Vertreter / Handlungsbevollmächtigten über die Existenz des Notfallkoffers und wo er zu finden ist.

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