Welche Unterlagen gehören in einen Notfallkoffer?

1. Benachrichtigungsliste, Anweisungen

Wer ist im Notfall zu kontaktieren (bspw. Stellvertreter) und zu Informieren (bspw. Mitarbeiter, Geschäftspartner)? Welche Informationen sind an die jeweiligen Personen herauszugeben. Ist eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten?

Auch sollten persönliche Anweisungen für eine geregelte Stellvertretung in dem Koffer enthalten sein.

Es empfiehlt sich daher, im Notfallkoffer einen Abschnitt dafür vorzusehen, der den Stellvertreter in kürzester Zeit mit allen notwendigen Informationen zum Geschäftsablauf des Unternehmens informiert. Dies ist insbesondere entscheidend, wenn der Stellvertreter nicht ohnehin Mitarbeiter im Unternehmen ist.

Wie genau funktionieren die betriebsinternen Abläufe?
Was sind die Vertriebswege?
Wie funktioniert das Marketing?
Wer sind Vertrauenspersonen oder leitende Angestellte?
Was sind die Unternehmenswerte?

2. Betriebliche Unterlagen, Betriebsinformationen

Je nach Unternehmen sind dabei unterschiedliche Unterlagen aufzunehmen.

Die wichtigsten Vollmachten (betrieblich und gegebenenfalls privat). Um Ihrem Vertreter auch im Verhinderungsfall / Todesfall Handlungsfähigkeit zu sichern, sollten Sie die Vollmachten über den Tod hinaus erteilen.

Vollmacht zur Führung der Geschäfte (eventuell Einschränkungen vornehmen)

Bankvollmachten
Postvollmacht
Patientenverfügung

Beispielsweise können solche geschäftlichen Unterlagen weiter sein:

Gesellschaftsverträge
Kredit- und Leasingverträge
Arbeits- und sonstige Anstellungsverträge
Miet- und Pachtverträge
Kundenlisten, sowie Kunden und Lieferantenverträge
Bürgschaften
und vieles mehr (bspw. Rezepte bei einer Konditorei oder einem Restaurant)

Betriebsinformationen:

Ablageorte für die wichtigsten Unterlagen und Schlüssel des Unternehmens
Anweisungen für die wichtigsten Projekte
Aufstellung der wichtigsten Kunden und Lieferanten
Liste der bestehenden Bankverbindungen
Liste der wichtigsten Partner des Unternehmens (Steuerberater, Anwalt, Unternehmensberater etc.
Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre
Bestehende Verpflichtungen des Unternehmens (z.B. Pensionszusagen, Zahlung von Leibrenten, etc.)

3. Risikovorsorge

Zusammenstellung der wichtigsten Versicherungsverträge des Unternehmers
Krankenversicherung
Lebensversicherungen
Unfallversicherungen
Berufsunfähigkeitsversicherungen
etc.

4. Regelungen für den Todesfall

Unternehmertestament oder Erbvertrag
Angaben zum Güterstand (z.B. Ehevertrag/Vertrag über modifizierte Zugewinngemeinschaft …)
Vermögensaufstellung

5. Schüssel und Zugangscodes für EDV usw.

Besonders ärgerlich sind fälle, in denen grundsätzlich eine Struktur für den Notfall besteht, aber bedeutende geschäftliche Tätigkeiten nicht ausgeführt werden können, weil die entsprechenden Passwörter nicht mitgeteilt worden sind.

Sind die notwendigen TANs für das Online-Banking vorhanden?
Wie sieht es aus mit Zugangsdaten für Webportale über die regelmäßig Bestellungen getätigt werden?
Ist der Code für die Alarmanlage hinterlegt?
Sind die Passwörter für die verschiedenste Hardware im Koffer enthalten (bspw. für Arbeitscomputer, Zentralrechner, Router/Server, u.ä.)?
Sind Informationen enthalten wo gegebenenfalls notwendige Schlüssel (Lagerschlüssel, Tresorschlüssel, … ) gefunden werden können?

6. Tipps für den Umgang mit dem Notallkoffer

Aktualisieren Sie den Notfallkoffer regelmäßig, nur so kann er im Ernstfall seinen Zweck erfüllen.
Deponieren Sie den Notfallkoffer an einem sicheren Ort bzw. bei einer Person Ihres Vertrauens.
Geben Sie klare Anweisungen, an wen er in welchen Fällen ausgehändigt werden darf.
Informieren Sie Ihren Vertreter / Handlungsbevollmächtigten über die Existenz des Notfallkoffers und wo er zu finden ist.